Il listino e le quote

Il listino è la cosa che nelle società vive su un foglio di calcolo con dentro dodici eccezioni che conosce una persona sola. Quando quella persona non c’è, nessuno sa più quanto deve pagare chi.

Costruire il listino

Amministrazione → Listino quote. Una voce di listino è: una disciplina, una fascia o divisione, un importo, una cadenza.

Le cadenze disponibili sono mensile, bimestrale, trimestrale, stagionale e una tantum. La cosa che conviene sapere: non serve un listino separato per chi paga a rate. Si imposta l’importo di stagione e la cadenza, e il programma genera le rate con le loro scadenze.

Alla quota di iscrizione — quella una tantum di inizio anno, che spesso comprende l’assicurazione e il kit — si dedica una voce a sé: è di natura diversa dalle mensilità e nell’estratto conto è giusto che si veda separata.

Le agevolazioni

Amministrazione → Agevolazioni. Qui si scrivono le eccezioni, invece di ricordarsele:

• Sconto fratelli — il secondo figlio paga meno, il terzo ancora meno.
• Riduzioni deliberate — quelle che il consiglio approva caso per caso.
• Quota offerta dalla società — il ragazzo che la società ha deciso di tenere gratis. Non è «non si registra»: si registra a zero, con il motivo. La differenza è che a fine anno sapete quanto è costata quella scelta.
• Quote a zero euro — restano tracciate, escono dal computo dei crediti, e non compaiono negli insoluti.

Una quota gratuita che non viene registrata è una quota che a giugno risulta non pagata, e qualcuno manda un sollecito alla famiglia a cui il consiglio l’aveva regalata.

I voucher

Amministrazione → Voucher. I contributi regionali per l’avviamento allo sport si gestiscono come una forma di pagamento, non come una nota a margine.

Si registra il voucher sull’atleta, e la quota risulta coperta per la parte corrispondente. L’eventuale differenza resta a carico della famiglia e compare come tale. Quando arriva il momento di rendicontare alla Regione, l’elenco è già fatto.

Richiedere le quote

La quota si richiede all’atleta: da quel momento compare fra i suoi «da pagare» e la famiglia la vede nella propria area. Le quote si possono richiedere una per una oppure in blocco a tutto un gruppo — che è quello che si fa a inizio stagione.

Ogni quota ha una data di scadenza. È quella che fa funzionare tutto il resto: lo scadenziario, i promemoria automatici, l’evidenza delle morosità sul cruscotto. Una quota senza scadenza è una quota che non solleciterà mai nessuno.

I metodi di incasso

Impostazioni → Metodi di pagamento. Contanti, bonifico, POS, carta. Per ciascuno si può indicare la commissione, in percentuale o fissa.

Serve a una cosa sola ma importante: sapere quanto è entrato davvero. Trecento euro incassati con una carta che trattiene l’1,5% sono duecentonovantacinque e cinquanta in cassa, e il bilancio deve dire quello.

Lo scadenziario

Amministrazione → Scadenziario. Tutte le quote non saldate, con le scadute in evidenza, filtrabili per gruppo, per disciplina e per periodo.

È la pagina da aprire una volta alla settimana. Non serve costruire niente: se le quote hanno la loro scadenza, l’elenco si popola da solo.