Dal momento in cui qualcuno paga a quello in cui il bilancio torna.
Questa è la parte in cui un gestionale si dimostra utile o inutile. Il criterio è semplice: a giugno, quando bisogna chiudere il bilancio, dovete poter rispondere a «quanto è entrato e da chi» senza mettervi a sommare.
Amministrazione → Incassi. Si sceglie la quota da saldare, il metodo, la data e l’importo. Se l’importo è inferiore, la quota resta parzialmente aperta per la differenza — serve per chi paga in due volte.
Al momento della registrazione la ricevuta si genera da sola, numerata in progressione, e la famiglia la trova nella propria area senza doverla chiedere.
Il caso più fastidioso: il genitore paga, voi lo scoprite dall’estratto conto tre giorni dopo, e nel frattempo lui vi ha già scritto due volte.
La famiglia può caricare la contabile dalla propria area. La quota passa in stato «in verifica»: non è saldata, ma è chiaro che qualcosa è successo, e la segreteria conferma quando vede l’accredito. È una piccola cosa che toglie una quantità sorprendente di messaggi.
Amministrazione → Ricevute. Tutte le ricevute emesse, ricercabili per atleta, per periodo e per metodo, scaricabili una per una o in blocco.
Il blocco serve a gennaio, quando le famiglie chiedono le ricevute dell’anno per la detrazione delle spese sportive dei figli. Con l’elenco già pronto è mezz’ora; a mano è una settimana.
I promemoria partono da soli: uno quando la quota viene richiesta, uno dieci giorni prima della scadenza. Non servono elenchi da preparare né invii da lanciare.
Il sollecito vero e proprio — quello a chi è già in ritardo — si manda dallo scadenziario, scegliendo chi. Deliberatamente non è automatico: mandare un sollecito automatico a una famiglia che sta attraversando un momento difficile è il genere di cosa che in una società di paese non si recupera.
Amministrazione → Movimenti e uscite. Affitto della palestra, arbitri, materiale, rimborsi allo staff, assicurazioni. Ogni movimento ha una categoria e una data.
Non è contabilità in partita doppia e non pretende di esserlo: serve a sapere dove vanno i soldi e a preparare i numeri per chi fa il bilancio.
Amministrazione → Report. Entrate per disciplina, per gruppo, per periodo; incassato contro atteso; morosità.
Il riepilogo più utile all’atto pratico è incassato contro atteso per gruppo: dice a colpo d’occhio quale squadra è indietro, e di solito la risposta non è quella che ci si aspetta.
Detto qui e non nascosto in fondo:
La demo è una installazione vera, con dentro una società inventata. Trenta minuti per guardarla come volete.