Amministrare il sistema

I permessi

Impostazioni → Permessi. Per ogni ruolo e per ogni modulo si dichiara chi può vedere e chi può modificare.

Due regole che vale la pena conoscere, perché spiegano comportamenti che altrimenti sorprendono:

• Chi non ha un permesso non vede nemmeno la voce di menu. Un collegamento che porta a «non sei autorizzato» fa credere a un guasto, e genera una telefonata.
• Chiusura per difetto. Una pagina che nessuno ha classificato è chiusa, non aperta. Se una pagina nuova risulta inaccessibile a tutti, è questo — ed è il verso giusto in cui sbagliare.

I permessi sono una cosa diversa dalle voci di menu (capitolo Configurare la società): quelle nascondono per ordine, questi impediscono per sicurezza. Nascondere una voce non protegge niente.

Le aree, e perché tolgono

Sopra i permessi c’è l’area in cui si sta. Entrare nell’area della famiglia toglie diritti: finché siete lì, siete un genitore, anche se siete il presidente.

È il meccanismo che impedisce l’errore più costoso possibile in un archivio con dentro i dati di duecento minorenni — far vedere a qualcuno una cosa che non doveva, per una svista di configurazione.

I registri

Impostazioni → Registri. Tre viste, scritte in italiano e non in gergo:

• Riepilogo — in cima una frase sola: «il programma sta funzionando», oppure «ci sono tre problemi diversi». Un numero senza contesto non dice niente a chi non sa quanti errori siano normali.
• Persone — chi ha usato il gestionale, quali pagine ha aperto, per quanto. Si può aprire la giornata di una persona e vedere in fila cosa ha fatto.
• Problemi — gli errori del programma, raggruppati: un errore che si ripete mille volte è un problema, non mille righe da scorrere.
• Accessi — entrate riuscite e fallite, pagine negate, sospetti di credenziali rubate.

La pagina è visibile soltanto al presidente (e al proprietario della società) e all’utenza di assistenza. Non al vicepresidente, non a chi tiene la contabilità.

Questi dati dicono cosa fa ciascuna persona minuto per minuto. Riguardano volontari e famiglie che non hanno chiesto di essere osservati, e consultarli è una responsabilità che in una società è di una persona sola.

Non si registrano mai: password, contenuto dei moduli inviati, dati che una pagina mostra. Il registro dice quale pagina è stata aperta, non cosa c’era scritto dentro — è la differenza fra uno strumento diagnostico e la sorveglianza delle persone.

Gli aggiornamenti

Arrivano da soli. Prima di applicarli il programma fa una copia di sicurezza, e se qualcosa non va torna indietro da solo. Le modifiche al database si applicano in sequenza, in automatico.

In Impostazioni → Cronologia versioni si legge cosa è cambiato in ogni versione, con le note scritte per essere capite da chi usa il programma, non da chi lo scrive.

Non c’è niente da scaricare, niente da pagare, e non serve chiamare nessuno.

Password dimenticate

Chi la dimentica usa Password dimenticata nella pagina di accesso: gli arriva un collegamento all’indirizzo della sua scheda.

Se quell’indirizzo non è più valido, la segreteria può forzare il cambio da Gestione utenze. Nessuno può cambiarsi da solo l’indirizzo email di recupero: sarebbe la porta più larga di tutte.

La licenza

Il gestionale controlla periodicamente la propria licenza. Se scade, il sistema passa in sola lettura: si entra, si consulta e si stampa tutto, non si inserisce e non si modifica. Gli avvisi arrivano per email a trenta, quindici e sette giorni dalla scadenza.

I dati non vengono mai cancellati né trattenuti: restano sul vostro spazio e restano esportabili.