È la domanda che ferma tutti, ed è legittima: il momento in cui un gestionale viene abbandonato è la prima settimana, quando c’è da caricare tutto e nessuno ha tempo. Quella settimana è a carico del fornitore.
I tempi indicati sono quelli rilevati sull’avviamento della società pilota. In agosto e nel periodo delle iscrizioni si allungano: viene comunicato prima dell’avvio, non dopo.
Giorno 1. Mezz’ora al telefono: numero di squadre, discipline, struttura delle quote, chi deve accedere e con quale ruolo. Serve a dimensionare il lavoro e a verificare che ClubDesk risponda a un’esigenza reale della società.
Se non è il prodotto adatto, viene detto in questa sede. Un cliente insoddisfatto costa più di un contratto mancato.
Giorni 1–5. Lo spazio web è compreso nel canone e gestito dal fornitore: non c’è nulla da acquistare né da configurare. Vengono create le discipline e i gruppi, impostati il listino quote con le agevolazioni in uso, i testi dei documenti, il consiglio direttivo e le sedi.
Dalla società serve un solo elemento: un indirizzo email intestato all’associazione, per gli invii automatici.
Giorni 5–10. I dati vengono trasmessi nel formato disponibile — fogli di calcolo, elenchi federali, anche disomogenei. Normalizzazione e caricamento sono a carico del fornitore. Gli atleti risultano già collegati ai rispettivi genitori, assegnati alle squadre e corredati dei documenti forniti.
È la lavorazione che la società si risparmia, ed è la ragione per cui l’attivazione ha un costo.
Giorni 10–14. Due ore con le persone che useranno il programma ogni giorno — segreteria e presidenza — sui dati reali della società. Non una lezione teorica: si eseguono le operazioni che verranno svolte davvero.
Nei tempi della società. Gli accessi di famiglie e allenatori si attivano quando la società è pronta, non il primo giorno. È consigliabile attendere una settimana: prima prende confidenza la segreteria, poi si apre all’esterno.
L’ultimo punto è il più rilevante. Gli avviamenti che falliscono non sono quelli con i dati disordinati, ma quelli in cui non è chiaro chi decide.
Preceduti da una copia di sicurezza e reversibili in caso di anomalia. Non è previsto alcun download né alcun costo aggiuntivo.
Le richieste inviate a info@clubdesk.it sono gestite da chi ha sviluppato il programma. Nessun primo livello, nessuna segnalazione trasferita ad altri.
Il programma è realizzato e mantenuto internamente: modifiche e personalizzazioni sono possibili senza dipendere da terzi. Gran parte delle funzioni esistenti nasce dalla richiesta di una società, e ciò che serve a una serve quasi sempre a tutte.
La demo è una installazione vera, con dentro una società inventata. Trenta minuti per guardarla come volete.