Le cose da impostare una volta sola, all’inizio, e da non toccare più.
Se l’installazione l’ho fatta io, questa parte è già a posto e potete saltarla. Serve quando cambia qualcosa: una sede nuova, una disciplina che si aggiunge, il consiglio che si rinnova.
Impostazioni → La società. Denominazione, codice fiscale, partita IVA se c’è, sede legale, numero di affiliazione, logo e colori sociali.
Non è una scheda burocratica da riempire e dimenticare: quei dati finiscono dentro i documenti — domande di ammissione, contratti dello staff, ricevute — e sull’intestazione del sito pubblico. Un codice fiscale sbagliato qui è un codice fiscale sbagliato su ogni ricevuta emessa da quel momento.
Il logo conviene caricarlo in formato PNG con lo sfondo trasparente: viene usato su fondo chiaro e su fondo scuro, e un logo con il rettangolo bianco attorno si vede.
Sport → Sedi. Le palestre e gli impianti dove si allena, anche in comuni diversi. Ogni sede ha indirizzo, telefono e — se lo mettete — il collegamento alle mappe.
A ogni gruppo si assegna la sua sede. Da lì in poi la sede compare nel calendario, sulla pagina della squadra nel sito pubblico e nelle comunicazioni. Le società con due palestre sanno perché serve: metà delle domande dei genitori a settembre è «ma dove si allena?».
Impostazioni → Struttura sportiva. Le discipline sono vostre: si creano, si rinominano, si disattivano. Ognuna ha un colore e un’icona, che poi ritrovate ovunque — nel cruscotto, nel calendario, nell’elenco dei gruppi.
Dentro ogni disciplina ci sono le divisioni: le categorie con cui organizzate i gruppi (minibasket, under 13, under 15, prima squadra, o come le chiamate voi).
Una disciplina con gruppi collegati non si può eliminare: prima si spostano o si chiudono i gruppi. È un impedimento voluto — cancellare una disciplina significherebbe far sparire lo storico di chi ci ha giocato.
Impostazioni → Ruoli tecnici. Allenatore, vice, preparatore atletico, dirigente accompagnatore: l’elenco non è fisso, lo scrivete voi, e determina la voce «Ruolo» nella scheda di ogni tecnico.
Un ruolo già assegnato a qualcuno non si elimina: si disattiva. Sparisce dalle scelte future e resta su chi ce l’ha, così i contratti già emessi continuano a dire il vero.
Impostazioni → Email. È la configurazione più importante e la più trascurata: senza, non parte niente. Non le credenziali di attivazione, non i promemoria delle quote, non gli avvisi delle comunicazioni.
Serve un indirizzo della società con i dati del suo server di posta (host, porta, utente, password, tipo di cifratura). Non usate l’indirizzo personale del presidente: quando il presidente cambia, cambiano anche tutte le email automatiche della società.
C’è un pulsante Prova invio. Usatelo. Una configurazione email sbagliata non dà errore: semplicemente le email non arrivano, e ve ne accorgete a settembre quando trenta famiglie dicono di non aver ricevuto niente.
Impostazioni → Testi documenti. Domanda di ammissione a socio, consenso al trattamento dei dati, consenso all’uso dell’immagine, regolamento. Sono i testi che il programma stampa riempiendoli con i dati della persona.
Vanno scritti una volta e vanno scritti bene, perché li firmano i vostri soci: se dite a un legale che questi sono i testi che usate, è vero letteralmente.
Impostazioni → Voci di menu. Ogni sezione del programma si può spegnere. Se non tenete il libro soci nel gestionale, quella voce può sparire per tutti invece di restare lì a fare confusione.
Spegnere una voce non cancella niente: i dati restano e la voce si può riaccendere. È una questione di ordine, non di sicurezza — per quella ci sono i permessi, che sono un’altra cosa e stanno nel capitolo Amministrare il sistema.
La demo è una installazione vera, con dentro una società inventata. Trenta minuti per guardarla come volete.